Outil de planification de service

Depuis février 2008, l’application permet de compléter les plannings en vérifiant  toutes les données nécessaires.

Facilite l’élaboration des plannings

Principe de fonctionnement

Les agents

Créez les comptes de vos agents en spécifiant leur nom, prénom et adresse e-mail.

Ajoutez leurs qualifications qui vous permettront de les retrouver sur les postes qu’ils peuvent occuper (ex : Renseignement, Inscription, Prêt-retour)

Saisissez leurs heures de présence qui seront utilisées afin de proposer les agents sur les plages de service public compatibles avec leurs heures de travail.

Sélectionnez leurs droits d’accès qui définiront leur champ d’action sur le logiciel.

Chaque agent recevra des identifiants lui permettant de se connecter à Planning Biblio avec des droits d’accès qui lui seront propres.

Les comptes peuvent également être importés depuis un annuaire LDAP ou Active Directory.


Les activités

Créez les activités qui serviront à lier les agents aux postes qu’ils peuvent occuper.

Ceci permettra au logiciel de vous proposer, pour chaque poste, une liste d’agents qualifiés et ainsi d’éviter de positionner des personnes sur des activités pour lesquelles elles ne sont pas formées.

Chaque activité peut être liée à plusieurs agents et à plusieurs postes.

Vous pourrez ainsi attribuer l’activité Renseignement à vos agents et ils pourront occuper tous les postes sur lesquels il faut renseigner les lecteurs.

Chaque agent et chaque poste peuvent être associés à plusieurs activités.

Vous pourrez ainsi créer un poste Accueil sur lequel les agents doivent pouvoir renseigner les lecteurs et inscrire les nouveaux membres. Ce poste sera alors associé aux activités Renseignement et Inscriptions. Seuls les agents liés à ces deux activités pourront être positionnés sur ce poste.


Les postes

Les postes sont les positions qui doivent être occupées par les agents.

Leurs noms seront affichés dans les plannings où vous associerez pour chaque poste et pour chaque plage horaire un ou plusieurs agents.

Les postes sont associés à des activités permettant de filtrer les agents qualifiés


Les tableaux

Les tableaux sont les plannings dans lesquels vous positionnerez vos agents.

Vous avez la main pour les configurer à votre guise.

Vous pouvez en créer autant que souhaité et ainsi personnaliser chaque journée en fonction de ses horaires et des postes ouverts.

Les tableaux sont composés en lignes de la liste des postes à occuper et en colonne des plages horaires.

Une fois les tableaux créés, vous pourrez les grouper afin de constituer une semaine standard en associant un tableau à chaque jour, du lundi au dimanche, et ainsi gagner du temps au moment de remplir les plannings.



Les absences

Planning Biblio vous permet d’enregistrer les absences de vos agents, et vous empêche de placer les personnes absentes dans les plannings.

Si les absences sont enregistrées après la création des plannings, les absents y seront automatiquement barrés, vous serez alors alertés et vous pourrez les remplacer.

Les différentes options du module de gestion des absences vous permettront de le configurer selon vos besoins.

Vous pourrez :

– autoriser les agents à saisir leurs propres absences, ou réserver cette tâche aux administrateurs

– activer un flux de validation des absences, ou considérer les absences comme effectives dès leur saisie.

– choisir qui notifier par e-mail lors de l’enregistrement et la validation des absences.

Pratique ! Les absences peuvent également être importées depuis des logiciels tiers comme les logiciels de ressources humaines et les calendriers.

Le lien avec les logiciels tiers vous permet de ne rien oublier et vous évite la double saisie. Il importera pour vous les congés et réunions de vos collègues, qui seront automatiquement considérés comme indisponibles pour le service public.



Les plannings

Choisissez votre tableaux et complétez votre planning.

Lors du clic-droit dans les cellules, le logiciel vous propose la liste des agents disponibles et qualifiés. Vous pouvez ainsi choisir les bonnes personnes sans vous tromper.

La liste est complétée des heures de service public effectuées sur la journée et sur la semaine, ce qui vous aide à équilibrer vos plannings.

Lorsque votre planning est complet, vous pouvez le valider. Il sera alors visible par l’ensemble du personnel.

Vous pouvez également enregistrer vos plannings types afin de les réutiliser les jours ou les semaines à venir.

Vous pouvez créer autant de plannings types que souhaités et ainsi organiser la rotation de votre choix (semaines paires / semaines impaires, ou cycles sur 3 semaines ou plus).

Lors de l’importation des plannings types, les heures de présence et les absences seront contrôlées. Ces éventuels conflits seront marqués et vous n’aurez plus qu’à remplacer les absents.


Les statistiques

Planning Biblio offre également plusieurs outils statistiques vous informant sur les heures d’ouverture au public, les temps d’occupation des postes, le nombre d’heures effectué pour chaque agent, des informations précises sur les samedis travaillés, et bien plus encore.

Ces statistiques vous aideront à équilibrer vos plannings et vous donneront des chiffres clés pour la rédaction de vos rapports.



À vous de jouer !

Avec BibLibre

La société BibLibre vous propose tous les services dont vous avez besoin pour apprécier Planning Biblio : 

Maintenance, Hébergement, Installation, Paramétrage, Formations, Développements personnalisés

Vous-même

Vous pouvez installez Planning Biblio sans passez par  BibLibre si vous le souhaitez. Le logiciel est distribué sous Licence GPL v2.


Essayer Planning Biblio

Vous souhaitez tester Planning Biblio ? En cliquant ci-dessous vous avez accès à une démonstration complète de l’application Planning Biblio.

La plateforme de démonstration est réinitialisée tous les dimanches